I mange små virksomheder går en overraskende stor del af ugen med opgaver, der ikke skaber værdi for kunderne: at skrive de samme oplysninger ind to gange, rykke for betaling, svare på de samme spørgsmål og flytte tal fra ét system til et andet. Opgaverne er nødvendige, men de behøver ikke at ligge på dit eget skrivebord.
Automatisering handler om at lade programmer tage sig af de gentagne, regelbundne opgaver. Spørgsmålet er sjældent, om det kan lade sig gøre, men hvor du skal begynde, så du ikke ender med et værktøj, der bruger mere tid, end det sparer. Her får du en enkel fremgangsmåde.
Hvad kan automatiseres, og hvad bør ikke?
Gode kandidater er opgaver, der gentages ofte, følger faste regler og ikke kræver et konkret skøn. Når du kan beskrive en opgave som “hvis dette sker, så gør det”, er den som regel egnet. Det gælder for eksempel afsendelse af fakturaer, påmindelser om forfaldne betalinger, bekræftelsesmails til kunder, oprettelse af kunder i flere systemer og overførsel af data mellem regneark og regnskabsprogram.
Opgaver, der kræver dømmekraft, empati eller forhandling, bør du være varsom med at automatisere. Et svar til en utilfreds kunde, en vurdering af en kreditrisiko eller en aftale med en leverandør er bedre håndteret af et menneske. Automatisering skal give dig mere tid til netop de opgaver.
Det kan også hjælpe at tænke i tre spørgsmål. Hvor ofte gentages opgaven? Hvor mange minutter tager den hver gang? Og hvor ofte går det galt? En opgave på ti minutter, der gentages hver dag, tager over en uge i løbet af et år. En opgave, der tager en time, men kun sker to gange om året, er sjældent værd at automatisere. Regn lidt på det, før du beslutter dig.
Find ud af, hvor tiden egentlig går
Inden du køber noget som helst, så kortlæg, hvad der foregår. Bed dig selv og dine medarbejdere om at notere i en uge eller to, hvilke administrative opgaver der fylder, og hvor lang tid de tager. Det behøver ikke være præcist. Det vigtige er at få øje på mønstre.
Du vil ofte opdage, at en håndfuld opgaver står for størstedelen af tidsforbruget. Det er dem, du skal starte med. Spørg også dem, der udfører opgaverne. De ved, hvor besværet sidder, og hvilke genveje der allerede bliver brugt i det skjulte.
Et godt udgangspunkt er at sætte sig sammen med den, der udfører opgaven, og følge den fra start til slut. Skriv trinnene ned. Du vil ofte opdage, at der er trin, som ingen længere ved, hvorfor man gør, eller som kan springes over. Det er netop dem, du kan skære væk, før du overhovedet tænker på et program.
Start med de små, tydelige gevinster
De fleste kan få en hurtig gevinst uden at bygge noget fra bunden. Mange af de programmer, du allerede bruger, har funktioner, der aldrig er blevet slået til. Tjek først, hvad dit regnskabsprogram, din webshop, dit kundesystem og din e-mail kan.
Typiske eksempler:
- Automatiske betalingspåmindelser, når en faktura er forfalden.
- Gentagne fakturaer til faste kunder, så de sendes uden manuelt arbejde.
- Standardsvar og automatiske kvitteringer, når en kunde henvender sig.
- Bankafstemning, hvor programmet foreslår, hvilke posteringer der hører sammen.
Det er billigt, hurtigt at komme i gang med og har lav risiko. Og du lærer, hvordan automatisering føles i hverdagen, inden du går videre.
Når du har fundet de simple gevinster, kan du også overveje at lade programmer håndtere dokumenter. Mange regnskabsprogrammer kan for eksempel læse en indgående faktura og foreslå kontering, så du kun skal godkende. Det er stadig dig, der har ansvaret, men arbejdet bliver mindre. Brug den slags funktioner med et kritisk blik, især i den første tid, hvor du bør kontrollere hvert forslag.
Når systemerne skal tale sammen
Næste skridt er at koble systemer, så oplysninger kun skal skrives ind én gang. Hvis en ordre i webshoppen for eksempel automatisk bliver til en faktura i regnskabet, sparer du både tid og fejl. Mange systemer har færdige forbindelser til hinanden, og der findes tjenester, der kan binde programmer sammen uden egentlig programmering.
Her er det vigtigt at være tålmodig. Test med få data, før du lader det køre for alvor. Tjek efter nogle dage, om tallene stemmer. En automatisk proces, der laver den samme fejl hundrede gange, er værre end en manuel proces, der laver den én gang.
Dokumentér, hvad du har sat op
Skriv kort ned, hvad der er automatiseret, hvem der har ansvaret, og hvad der sker, hvis det går galt. Det lyder kedeligt, men det er afgørende, hvis den ansvarlige medarbejder stopper, eller hvis noget pludselig holder op med at virke.
Hold øje med resultatet
Sæt et fast tidspunkt, for eksempel en gang om kvartalet, hvor du kigger på, hvad automatiseringerne faktisk gør. Fungerer påmindelserne stadig? Bliver der sendt mails til kunder, der er stoppet? Er der opstået nye behov? Automatiske processer bliver let glemt, fordi de kører i baggrunden, og det gør dem sårbare over for små ændringer, som ingen opdager.
Fælder, du kan undgå
En klassisk fejl er at automatisere en dårlig proces. Hvis arbejdsgangen er rodet, bliver den bare hurtigere rodet. Forenkl først, og automatiser bagefter.
En anden er at vælge værktøj, før behovet er klart. Et dyrt system med mange funktioner er ikke en genvej, hvis du kun bruger en brøkdel. Husk også at medregne den tid, det tager at sætte op og lære at bruge.
Endelig skal du huske reglerne. Når automatiske processer håndterer persondata, kunderegistre eller bogføring, gælder de samme krav som ved manuelt arbejde. Tjek de aktuelle regler hos Datatilsynet og Erhvervsstyrelsen, og spørg din revisor, hvis processerne rører ved regnskabet.
Husk også kunderne. Hvis de modtager automatiske mails eller beskeder, så sørg for, at tonen er ordentlig, og at de nemt kan komme i kontakt med en person. En påmindelse om betaling kan virke afvisende, hvis den er for stiv, så skriv teksten, som du selv ville have lyst til at modtage den.
Involvér dem, der skal bruge det
Automatisering lykkes sjældent, hvis medarbejderne føler, at det bliver trukket ned over hovedet på dem. Forklar, hvorfor du gør det, og hvad der sker med den frigjorte tid. Mange frygter, at automatisering betyder færre jobs. Hvis målet i virkeligheden er at slippe for kedeligt arbejde og få tid til kunderne, så sig det klart.
Giv plads til, at folk kan sige fra, hvis noget ikke fungerer. De opdager ofte problemer før dig, og deres forslag til forbedringer er typisk bedre end noget, du kunne finde på alene.
Sådan kommer du i gang
Begynd med en enkelt opgave, ikke hele virksomheden. Vælg en, der er tidskrævende, ensartet og uden stor risiko, og sæt en simpel løsning op. Mål efter en måned, om det faktisk har sparet tid, og om der er opstået fejl.
Hvis det virker, så tag den næste opgave. Hvis ikke, så juster eller drop det uden dårlig samvittighed. Små, målrettede skridt giver mere end en stor omlægning, som ingen får lyst til at bruge. Over tid kan du på den måde frigøre mærkbart mere tid til det, der faktisk skaber omsætning: dine kunder og din virksomheds udvikling.
