Mange ejerledere har i årevis ført regnskab i et regneark, en mappe med kvitteringer eller en blanding af begge dele. Det har fungeret, så længe tallene til sidst endte hos revisoren. Med bogføringsloven er rammerne blevet strammere, og flere virksomheder skal derfor tage stilling til, hvordan de registrerer, opbevarer og dokumenterer deres bogføring.
Denne artikel giver et generelt overblik over, hvad kravene om digitale bogføringssystemer indebærer, og hvad du som ejer bør afklare. Hvem der præcis er omfattet, og hvilke frister der gælder for netop din virksomhed, afhænger af virksomhedstype og af reglerne, som kan ændre sig. Tjek derfor altid de aktuelle regler hos Erhvervsstyrelsen og få din revisor til at vurdere din situation.
Hvorfor stiller loven krav til systemet?
Tanken bag kravene er, at bogføringen skal være ordentlig, sporbar og til at stole på. Når bilag, posteringer og regnskabstal ligger i et digitalt system, er det sværere at miste dokumentation, og det bliver nemmere at se, hvad der er registreret hvornår. Det gavner både myndigheder, banker og dig selv, når du skal bruge tallene til at styre virksomheden.
Samtidig er målet at gøre det lettere at opbevare materialet i den periode, loven foreskriver. Papirbilag i en flyttekasse er ikke det, man ønsker at lede i, når en revisor eller en myndighed beder om dokumentation.
Hvem er omfattet?
Bogføringsloven gælder for en bred gruppe af erhvervsdrivende, men ikke alle på samme måde. Som udgangspunkt er virksomheder, der er forpligtet til at føre regnskab, omfattet af lovens regler om bogføring. Hvordan kravet om et digitalt system rammer dig, kan afhænge af virksomhedsform, aktivitet og størrelse. Der findes desuden undtagelser og overgangsregler, som ændrer sig over tid.
Det betyder, at du ikke skal gætte. Spørg din revisor, om din virksomhed er omfattet, og læs Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven. Det er styrelsen, der er den rigtige kilde, når det gælder lovens anvendelsesområde, og her kan du også se, hvilke frister der gælder for dig.
Hvad skal et digitalt bogføringssystem kunne?
Ikke ethvert program duer. Loven stiller krav til, hvordan systemet er opbygget, og hvad det skal kunne. Helt overordnet handler det om følgende:
- At transaktioner registreres løbende og kan spores tilbage til bilag.
- At bilag opbevares digitalt og er tilgængelige, når de skal bruges.
- At data er sikret mod tab, så der findes sikkerhedskopier.
- At det er muligt at få udtræk af data i et format, som andre kan bruge.
Den præcise liste og de tekniske detaljer fastsættes i regler og vejledninger, som du skal holde dig opdateret på. En leverandør kan fortælle, om deres system er bygget til at opfylde kravene, men ansvaret for at overholde loven ligger hos dig som virksomhedens ejer. Bed derfor om en klar redegørelse fra leverandøren og vis den til din revisor.
Mange små virksomheder oplever kravene som en administrativ byrde, men de fleste ender med at mærke gevinsten i dagligdagen. Når bankforbindelsen, fakturaer og bilag hænger sammen i ét system, bliver afstemningen hurtigere, og du kan hurtigere se, hvordan virksomheden står. Det forudsætter dog, at systemet bliver sat rigtigt op fra start, og at kontoplanen passer til din virksomhed.
Tænk også på de ansatte. Hvis flere i virksomheden indleverer bilag, skal de vide, hvordan det foregår. Lav en kort vejledning på en halv side: Hvor sendes kvitteringen hen, hvornår skal det ske, og hvem tjekker, at det er gjort? Det er de små rutiner, der afgør, om bogføringen kører problemfrit, eller om den ender som en månedlig oprydning.
Er regneark og papirbilag slut?
Det afhænger af din situation, men tendensen er klar: Et almindeligt regneark er normalt ikke et bogføringssystem i lovens forstand, fordi det mangler den løbende registrering, sporbarhed og sikring, som et egentligt system giver. Papirbilag kan fortsat forekomme i hverdagen, for eksempel en kvittering fra en kunde, men de skal typisk gemmes digitalt, så de kan hænge sammen med posteringerne.
Det mest praktiske råd er at begynde at fotografere eller scanne bilag med det samme, de modtages. Mange systemer har en app, hvor du tager et billede af kvitteringen og knytter den til en postering. Så undgår du bunken af bilag, som ellers hober sig op til sidst på måneden.
Et særligt punkt er den periode, hvor bilag og regnskabsmateriale skal opbevares. Reglerne om, hvor længe materialet skal gemmes, og i hvilken form, er fastsat i lovgivningen. Det er en af de ting, du bør spørge leverandøren og din revisor om, så du ved, at materialet ikke forsvinder, hvis du skifter system eller opsiger abonnementet.
Frister og overgangsregler
Loven har haft overgangsordninger for virksomheder, der skulle nå at skifte system. Fordi frister og overgangsregler kan ændres, og fordi de kan afhænge af, hvornår din virksomhed har sit regnskabsår, bør du ikke stole på hukommelsen eller på en artikel som denne.
Spørg i stedet din revisor: Hvilken frist gælder for os, og hvad skal være på plads inden da? Hvis du endnu ikke har taget stilling, er det en god idé at gøre det nu og ikke lige før tidspunktet. Et systemskifte tager tid, og det er langt mere behageligt at gøre i et roligt tempo end under tidspres.
Sådan vælger du det rigtige system
Når du skal vælge, så start med virksomhedens behov og ikke med leverandørens prisliste. Hvor mange bilag har du om måneden? Fakturerer du selv, eller importerer du fra en webshop? Har du lønudbetalinger, lager eller flere valutaer? Hvis svarene er enkle, kan et enkelt system være rigeligt. Hvis du har mere komplekse flows, skal systemet kunne kobles til dine øvrige værktøjer.
Spørgsmål til leverandøren
Stil nogle konkrete spørgsmål, inden du binder dig. Hvordan sikres data, og hvor opbevares de? Hvad sker der med dine data, hvis du opsiger abonnementet? Kan du få dine data ud i et brugbart format? Og kan leverandøren dokumentere, at systemet er indrettet efter bogføringsloven? Notér svarene, så du har dem ved hånden, hvis du senere bliver spurgt.
Tænk på de ansatte
Et system, som ingen gider bruge, er ikke en forbedring. Lad den, der i praksis skal bogføre, prøve en demo eller en prøveperiode. Det er ofte her, man opdager, om flowet passer til virksomhedens hverdag.
Prisen skal ses i sammenhæng
Når du sammenligner priser, så kig på mere end det månedlige abonnement. Medregn tid til oprettelse, flytning af gamle data og oplæring, og se på, om systemet kan vokse med virksomheden. Et billigt system, der kun kan en brøkdel af det, du har brug for, ender ofte med at blive dyrere, fordi du skal bruge ekstra værktøjer ved siden af.
Revisorens rolle
Din revisor er ikke kun en, der laver årsregnskabet. Revisoren kender din virksomhed og kan hurtigt se, om kravene rammer dig, og hvilke systemer der passer til din type regnskab. Mange revisorer har erfaring med de mest udbredte systemer og kan hjælpe med at overføre data, så du ikke starter forfra.
Aftal også, hvem der gør hvad. Skal du selv bogføre løbende, eller skal revisoren eller en bogholder gøre det? Hvis flere har adgang til systemet, så sørg for, at adgangene er styret, og at nogen har ansvaret for, at bilagene faktisk bliver registreret.
Sådan kommer du i gang
Du behøver ikke have alt på plads på én gang. Tag det i små skridt:
- Find ud af, om din virksomhed er omfattet, og hvilke frister der gælder, ved at tjekke Erhvervsstyrelsens vejledning og spørge din revisor.
- Kortlæg, hvordan du bogfører i dag, og hvor bilagene kommer fra.
- Vælg et system, som leverandøren kan dokumentere lever op til kravene, og lav en plan for overflytning af data.
- Aftal faste rutiner, så bilag registreres løbende og ikke i bunker.
Kravene om digital bogføring handler i bund og grund om orden og dokumentation. Når systemet først er sat op, og rutinerne sidder, bliver du ofte belønnet med bedre overblik over økonomien. Start derfor med at få afklaret din egen situation hos Erhvervsstyrelsen og din revisor.
