Den første medarbejder er et af de største skridt, en lille virksomhed tager. Du går fra at være din egen chef til at være arbejdsgiver med ansvar for en andens indkomst, trivsel og udvikling. Det kan frigøre dig til at lave det, du er bedst til, men det kan også presse økonomien, hvis timingen er forkert.
Der findes ikke et enkelt tidspunkt, der passer til alle. Men der er nogle tegn, du kan lede efter, og nogle forberedelser, der gør det meget lettere at komme godt fra start. Her gennemgår vi begge dele.
Tegn på, at tiden kan være inde
Det mest almindelige tegn er, at du konsekvent har mere arbejde, end du kan nå. Kunder må vente, opgaver bliver skubbet, og du arbejder i weekenderne for at følge med. Hvis det kun er en kort periode, kan en travl sæson være forklaringen. Hvis det har stået på i flere måneder, og efterspørgslen er stabil, er det et mere solidt signal.
Et andet tegn er, at du bruger din tid på opgaver, som en anden kunne løse, mens de opgaver, der skaber mest værdi, bliver forsømt. Hvis du som ejer bruger halvdelen af ugen på fakturering, kundeservice eller lager, men er den eneste, der kan sælge, så koster det dig vækst.
Et tredje tegn er, at du har råd. Det lyder selvfølgeligt, men mange venter ikke længe nok med at regne efter. En stigende omsætning er ikke det samme som en sund økonomi.
Regn på, hvad en medarbejder koster
Lønnen er kun en del af udgiften. Ud over den kommer pension, feriepenge, bidrag og forsikringer, udstyr, IT, kontorplads, uddannelse og den tid, du selv bruger på at oplære og lede. Dertil kommer, at en ny medarbejder sjældent er fuldt produktiv de første måneder.
Lav et budget, hvor du regner med, at den nye medarbejder bliver en nettoudgift de første måneder. Spørg dig selv, hvor længe virksomheden kan bære det, og hvad der sker, hvis omsætningen svigter i en periode. Tag højde for, at en ansættelse er en forpligtelse, du ikke bare kan ophæve uden varsel. Der er opsigelsesvarsler og regler, som du skal overholde.
Tal med din revisor om de samlede omkostninger og om, hvordan en ansættelse påvirker din økonomi. De konkrete satser og regler ændrer sig, så tjek de aktuelle forhold hos Skat og Virk.dk.
Overvej alternativerne
Ansættelse er ikke den eneste vej. Inden du beslutter dig, kan det være værd at overveje, om opgaverne kan løses på andre måder.
Freelancere og eksterne samarbejdspartnere
Til afgrænsede opgaver kan en selvstændig konsulent eller freelancer være et godt valg. Du betaler for det, du bruger, og har ikke de samme forpligtelser som arbejdsgiver. Vær dog opmærksom på, at det ikke er nok at kalde nogen selvstændig. Hvis forholdet i praksis ligner et ansættelsesforhold, kan det få konsekvenser. Spørg en revisor eller en advokat, hvis du er i tvivl.
Automatisering og bedre arbejdsgange
Nogle gange er problemet ikke manglende hænder, men for mange manuelle processer. Tjek, om regnskab, fakturering, bestilling eller kundekontakt kan gøres enklere, før du ansætter en for at klare dem.
Deltid eller midlertidig hjælp
Du kan også starte i mindre skala, for eksempel med en deltidsstilling eller en tidsbegrænset ansættelse, hvis behovet er usikkert. Husk, at også disse ansættelser er omfattet af regler, så det er stadig en god idé at få styr på dem på forhånd.
Beskriv stillingen, før du leder efter personen
Mange begynder med at lede efter en person og finder først bagefter ud af, hvad vedkommende skal lave. Det er den forkerte rækkefølge. Skriv først ned, hvilke opgaver der skal løses, hvilke du vil afgive, og hvad der skal være anderledes om et halvt år, hvis ansættelsen lykkes.
Derefter kan du afgøre, hvilke kompetencer der er nødvendige, og hvilke der kan læres. Hos en lille virksomhed er der ofte brug for en, der både kan tage fat og tænke selv. Det er vigtigere end en lang liste af formelle krav. Vær ærlig i opslaget om virksomhedens størrelse og hverdag. Den, der søger, skal vide, at der ikke er en HR-afdeling, og at opgaverne kan skifte.
Find den rigtige person
Brug dit eget netværk først. Mange små virksomheder finder gode medarbejdere gennem anbefalinger fra kunder, kolleger og leverandører. Det kan være hurtigere og give færre fejlansættelser. Opslag på jobportaler, branchens egne kanaler og de sociale medier er andre veje.
Til samtalen kan du med fordel bede ansøgeren fortælle om konkrete situationer fra tidligere job i stedet for at spørge om generelle styrker. Lad gerne en kandidat komme til en prøvedag eller en praktisk opgave, hvis det er relevant og aftalt på forhånd. Og spørg dig selv, om du kan forestille dig at arbejde tæt sammen med personen hver dag. I en lille virksomhed betyder kemien meget.
Tag altid referencer, og lyt efter det, de ikke siger, lige så meget som det, de siger.
Få det formelle på plads
Som arbejdsgiver har du pligter, som du ikke kan springe over. Det gælder blandt andet at udlevere en skriftlig ansættelsesaftale eller et ansættelsesbevis inden for de frister, der er fastsat, at indberette løn og skat korrekt, at sørge for de lovpligtige forsikringer og at sikre et forsvarligt arbejdsmiljø. Hvilke regler der gælder, afhænger af stillingen, om der er en overenskomst, og om medarbejderen er omfattet af funktionærloven.
Her er de områder, du som minimum bør undersøge:
- Ansættelsesaftale og ansættelsesbevis
- Løn, feriepenge og pension
- Forsikringer, herunder arbejdsskadeforsikring
- Indberetning og registrering som arbejdsgiver
- Arbejdsmiljø og eventuelle krav fra Arbejdstilsynet
- Regler om sygdom, barsel og opsigelse
Få en revisor eller en advokat til at gennemgå din kontrakt og dine rutiner, og tjek de aktuelle regler hos Skat, Virk.dk, Erhvervsstyrelsen og Arbejdstilsynet. Det koster lidt nu, men kan spare dig for dyre fejl senere.
Tag godt imod den nye medarbejder
De første uger afgør meget. Gør klar til, at medarbejderen kan arbejde fra dag ét: udstyr, adgange, en plan for de første opgaver og en person, der kan svare på spørgsmål. Aftal, hvordan du giver feedback, og sæt tid af til faste samtaler, især i begyndelsen.
Brug en eventuel prøvetid aktivt. Lav en enkel plan for de første tre måneder med få, tydelige mål, og tag en ærlig samtale undervejs om, hvordan det går for begge parter. Mange problemer er små, hvis de bliver talt om tidligt, men svære at løse, når de har fået lov at vokse. Hvis det viser sig, at ansættelsen ikke fungerer, er det bedre at tage konsekvensen hurtigt og i overensstemmelse med reglerne end at udskyde den svære samtale.
Husk også, at du nu er leder. Det kræver andre ting end at være dygtig til faget. Du skal uddelegere, give plads til fejl og sætte klare mål. Det er en læreproces for dig lige så meget som for den nye kollega.
Kort sagt
Ansæt, når der er varig efterspørgsel, når du har råd til at bære udgiften i en periode uden fuld indtjening, og når du ved, hvilke opgaver personen skal løse. Overvej alternativerne, få de formelle forhold på plads med en revisor eller en advokat, og brug tid på at tage godt imod din nye kollega. Så er du bedst stillet til, at den første ansættelse bliver en gevinst for både dig og virksomheden.
