Mange møder slutter uden, at nogen helt ved, hvad der blev besluttet, hvem der skal gøre hvad, og hvornår det skal være gjort. Deltagerne forlader lokalet med en fornemmelse af, at de har talt om mange ting, men uden at noget er flyttet sig. Så bliver mødet kaldt til endnu et møde.
Det kan du ændre med nogle få faste greb. Et godt møde starter med et klart formål og en dagsorden, fører til konkrete beslutninger og slutter med en opfølgning, der gør, at beslutningerne faktisk bliver til handling. Her gennemgår du, hvordan det kan gøres i en lille eller mellemstor virksomhed.
Spørg først, om mødet er nødvendigt
Det mest effektive møde er nogle gange det, der ikke bliver afholdt. Inden du indkalder, bør du spørge dig selv, hvad du vil opnå, og om det kan nås på en anden måde. En kort besked, et fælles dokument eller en telefonsamtale med én person kan ofte klare det, som et møde med otte deltagere ellers skulle.
Et møde giver mening, når der skal træffes en beslutning, når flere perspektiver er nødvendige for at løse et problem, eller når der er brug for at afstemme noget, der er vigtigt for samarbejdet. Skal du kun give information, kan du som regel skrive den ned.
Sæt et klart formål
Alle, der indkaldes, bør kunne svare på, hvorfor mødet holdes. Formulér formålet som en sætning, der fortæller, hvad der skal være anderledes, når mødet er slut. “Vi skal tale om næste års budget” er et emne. “Vi beslutter, hvilke tre investeringer vi prioriterer i næste år” er et formål.
Når formålet er tydeligt, er det lettere at styre mødet, og det er lettere for deltagerne at forberede sig. Det gør det også lettere at stoppe en diskussion, der ikke hører til: Spørg blot, om den hjælper med at nå formålet.
En dagsorden, der virker
En god dagsorden er kort og konkret. Den fortæller, hvilke punkter der skal behandles, i hvilken rækkefølge, hvor lang tid hvert punkt får, og hvad der forventes af deltagerne. Send den ud i god tid, så folk kan forberede sig, og så de kan se, om de overhovedet behøver at deltage.
Overvej at skrive, om hvert punkt er til orientering, til drøftelse eller til beslutning. Det ændrer måden, folk lytter og bidrager på. Et punkt til orientering kræver ikke en lang diskussion, mens et punkt til beslutning kræver, at de rigtige oplysninger er klar.
Sæt de vigtigste punkter først. Hvis mødet løber over, er det bedre at udsætte et mindre vigtigt punkt end det, der egentlig er grunden til, at I mødes. Husk også at afsætte tid til opsamling til sidst, så hvert møde slutter med en gennemgang af, hvad der er besluttet.
Vælg de rigtige deltagere
Jo flere der er med, desto længere tager det, og desto færre kommer til orde. Inviter dem, der skal træffe beslutningen, og dem, der har viden, som beslutningen afhænger af. Andre kan få en kort opsummering bagefter.
Giv hver deltager en rolle, hvis det er nødvendigt. Én styrer mødet og holder tiden, og én skriver referat. Det er ikke altid den samme person, og rollerne kan gå på skift. I en lille virksomhed, hvor lederen ofte både kalder ind, styrer og skriver, kan det være en god idé at give opgaven fra sig.
Styr mødet
Start til tiden
Begynd, når mødet er indkaldt til, også selvom ikke alle er mødt op. Hvis du venter på de sidste, lærer du folk, at det er i orden at komme for sent. Slut også til tiden. Et møde, der altid overskrider sin tid, ødelægger resten af dagens planer.
Hold fokus uden at stoppe samtalen
Mødelederens vigtigste opgave er at holde samtalen på sporet og sikre, at alle bliver hørt. Hvis der dukker emner op, som er vigtige, men ikke hører til, kan du skrive dem på en liste over emner til senere og love, at I tager dem op på et andet tidspunkt. Så føler den, der bragte emnet op, sig hørt, og dagsordenen bliver overholdt.
Bed dem, der ikke har sagt noget, om deres mening, før I konkluderer. Det er ofte dem, der tænker mest, der siger mindst, og deres indsigt kan afgøre, om beslutningen er den rigtige.
Træf beslutninger, og skriv dem ned
Et møde uden beslutninger er sjældent værd at holde. Når et punkt til beslutning er drøftet, bør mødelederen sammenfatte, hvad der er besluttet, så alle kan høre det og rette, hvis de har forstået det forkert. Afklar tre ting: hvad der er besluttet, hvem der har ansvaret, og hvornår det skal være gjort.
Vær klar over, hvordan I træffer beslutninger. Er det lederen, der beslutter efter en drøftelse, skal alle vide det. Er det flertallet eller enighed, skal det også være sagt. Mange møder går skævt, fordi deltagerne tror, at de er med til at beslutte, mens lederen i virkeligheden bare vil høre deres holdning. Det skaber frustration, hvis forventningerne ikke stemmer.
Hvis I ikke kan nå en beslutning, så skriv ned, hvad der mangler, og hvem der finder det frem. Så er det ikke bare et udsat punkt, men et punkt med en tydelig næste handling.
Skriv et kort referat
Et referat behøver ikke at være langt. Det skal kunne læses på få minutter og skal indeholde det, der er besluttet, hvem der har fået hvilke opgaver, og de frister, der gælder. Diskussionen kan du som regel udelade.
Send referatet ud samme dag eller dagen efter, mens det stadig er friskt. Jo længere tid der går, desto mere forsvinder energien, og desto lettere er det at glemme, hvad der blev aftalt. Skriv opgaverne i en form, hvor det er til at se, hvem der skal gøre hvad. For eksempel kan hver linje bestå af en opgave, et navn og en dato.
Følg op, så beslutningerne bliver til handling
Det er opfølgningen, der afgør, om mødet var tiden værd. Brug begyndelsen af næste møde til at gennemgå de opgaver, I sidst aftalte, og spørg, om de er løst. Er de ikke det, så find ud af hvorfor, og aftal en ny frist. Hvis opfølgningen udebliver, lærer folk, at aftalerne ikke betyder noget.
Du kan også følge op mellem møderne med en kort besked til den, der har en opgave med en nær frist. Det handler ikke om kontrol, men om at hjælpe folk med at komme videre, hvis de er gået i stå.
Kig også kritisk på dine faste møder med jævne mellemrum. Spørg dem, der deltager, om møderne hjælper dem, og hvad der kunne gøres bedre. Det, der virkede for et halvt år siden, passer ikke nødvendigvis til virksomhedens behov i dag.
Kort sagt
Gode møder kræver lidt forberedelse og en vis disciplin, men det betaler sig. Tjek de her ting før dit næste møde:
- Er mødet nødvendigt, og kan det erstattes af en besked?
- Er formålet formuleret som et resultat, I vil opnå?
- Er dagsordenen sendt ud i god tid, med tid til hvert punkt?
- Er det klart, hvem der træffer beslutningerne?
- Bliver beslutninger, ansvarlige og frister skrevet ned og sendt ud?
Start med ét møde, hvor du ændrer en enkelt ting, og se, hvad der sker. Små justeringer giver ofte den største forskel.
