I mange små og mellemstore virksomheder foregår strategien i ejerens hoved. Du ved nogenlunde, hvor du vil hen, men det er sjældent skrevet ned, og medarbejderne må gætte sig til retningen. Det kan fungere i en periode, men det bliver skrøbeligt, når hverdagen presser, når nøglepersoner holder ferie, eller når virksomheden vokser.
Strategiplanlægning behøver ikke være et stort projekt med tykke rapporter. I en mindre virksomhed kan du nå fra idé til konkret handlingsplan på nogle få dage, fordelt over et par uger. Her får du en fremgangsmåde i fem trin, som du kan tilpasse din egen virksomhed.
Hvad strategi betyder i en lille virksomhed
En strategi er dybest set et svar på tre spørgsmål: Hvor står vi? Hvor vil vi hen? Og hvad skal vi gøre, og hvad skal vi lade være med, for at nå derhen? Det er det hele. Resten er værktøjer til at besvare de tre spørgsmål mere grundigt.
Det sidste punkt overses ofte. En strategi handler lige så meget om fravalg som om tilvalg. Hvis alle kunder, alle produkter og alle idéer får lov at fylde, har du ikke en strategi, men en liste over ting, du gerne vil.
I en lille virksomhed har du desuden en fordel, som store organisationer misunder dig: Der er kort vej fra beslutning til handling. Det kræver bare, at beslutningen faktisk bliver truffet og delt med dem, der skal udføre den.
Start med et ærligt billede af nuet
Før du kigger fremad, skal du vide, hvor du står. Brug tal fra regnskabet og fra din egen erfaring, ikke fornemmelser alene.
Kunder og indtjening
Gå dine kunder og produkter igennem. Hvilke kunder står for den største del af omsætningen? Hvilke giver den bedste fortjeneste, når du tager tid og ressourcer med? Mange opdager, at deres travleste kunde ikke er den mest lønsomme, og at en lille gruppe kunder bærer en stor del af bundlinjen. Det er vigtig viden, når du skal prioritere.
Se også på, hvor afhængig du er af enkelte kunder, leverandører eller medarbejdere. Hvis tabet af én enkelt kan lægge virksomheden ned, er det en risiko, strategien skal forholde sig til.
Styrker og svagheder
Spørg dig selv og dine nærmeste medarbejdere, hvad virksomheden er god til, og hvad kunderne faktisk roser jer for. Spørg også, hvad der går galt igen og igen. En enkel oversigt over styrker, svagheder, muligheder og trusler er rigeligt som redskab. Pointen er ikke metoden, men at tingene bliver sagt højt og skrevet ned.
Tal gerne med nogle af dine kunder. Ofte ser de virksomheden anderledes, end du selv gør.
Beslut, hvor du vil hen
Når nuet er klart, kan du formulere retningen. Tænk i en horisont på tre til fem år, og beskriv den i almindeligt sprog. Hvor stor skal virksomheden være? Hvilke kunder skal du have flere af? Hvad skal du være kendt for? Og hvad betyder det for dig personligt, fx hvor meget tid du vil bruge i virksomheden, og om du på sigt vil sælge eller give den videre?
Det sidste er ikke en sidebemærkning. Ejerens egne mål er en reel del af strategien i en mindre virksomhed. En ejer, der ønsker at trappe ned om fem år, skal planlægge anderledes end en, der vil bygge videre i mange år endnu.
Prøv at formulere målene, så du kan se, om du nåede dem. “Bedre kundeservice” er svært at måle. “Svar på alle henvendelser inden for en arbejdsdag” er til at tjekke.
Vælg de få ting, der skal rykke
Nu kommer den svære del: at prioritere. Du har sikkert mange idéer, men en lille virksomhed har begrænset tid og begrænsede penge. Som tommelfingerregel bør du vælge tre til fem strategiske indsatser for det kommende år, ikke femten.
Spørg om hver idé: Bringer den os tættere på målet? Har vi folk og økonomi til at gennemføre den? Og hvad må vi opgive for at få plads til den? Kan du ikke svare på det sidste, er idéen ikke klar til at komme med på listen.
Skriv også ned, hvad du bevidst ikke vil arbejde med i perioden. Det gør det lettere at sige nej, når en fristende mulighed dukker op midt i en travl uge.
Lav en handlingsplan, der kan bruges
En strategi uden handlingsplan bliver hurtigt til en pæn tekst i en skuffe. Handlingsplanen oversætter de valgte indsatser til konkrete opgaver. For hver indsats bør du have styr på:
- hvad der konkret skal gøres, delt op i overskuelige opgaver
- hvem der er ansvarlig, og kun én person pr. opgave
- hvornår opgaven skal være færdig
- hvordan du kan se, at den er lykkedes
Husk at regne med ressourcerne. Hvis en opgave kræver et par timer om ugen fra en medarbejder, skal de timer tages et sted fra. Ellers bliver strategien noget, der skal klares ved siden af det daglige arbejde, og så sker det sjældent.
Inddrag medarbejderne, så tidligt det giver mening. De kender ofte hverdagens problemer bedre end ledelsen, og de gennemfører lettere en plan, de selv har været med til at forme.
Følg op, ellers mister planen sin værdi
Sæt faste møder af i kalenderen, før du lægger planen fra dig. En kort månedlig gennemgang på en halv time er ofte nok: Hvad er gjort? Hvad er forsinket? Hvad skal justeres? Hvert kvartal kan du kigge på, om forudsætningerne stadig holder, for eksempel om en vigtig kunde er gået, eller om markedet har ændret sig.
Gør det synligt for alle, hvordan det går. En enkel oversigt på en væg eller i et fælles dokument er tilstrækkelig. Medarbejdere, der kan se fremdriften, bliver mere engagerede end dem, der kun hører om strategien én gang om året.
En plan må gerne ændre sig. Det er ikke et nederlag at justere kursen, hvis du kan forklare hvorfor. Det er et nederlag at lade planen ligge, fordi den ikke længere passer, uden at nogen siger det.
Fem typiske fejl i små virksomheder
Den første fejl er at lave strategien alene og lade den være en hemmelighed. Hvis ingen andre kender den, kan ingen arbejde efter den.
Den anden er for mange mål. Når alt er vigtigt, bliver intet gjort ordentligt.
Den tredje er at undervurdere hverdagen. Et godt gennemført strategiforløb kan sagtens drukne i en uge med reklamationer og sygemeldinger. Planlæg derfor realistisk og afsæt tid.
Den fjerde er at glemme økonomien. Hver indsats bør have et budget, også selv om det kun er arbejdstimer. Taler du med din revisor, kan hun eller han hjælpe med at gøre målene konkrete i tal og vurdere, om virksomheden har råd til planen.
Den femte er at springe opfølgningen over. Uden den er planlægningen reelt spildt arbejde.
Sådan kommer du i gang
Sæt en halv dag af til at beskrive, hvor virksomheden står i dag, og en anden halv dag til at formulere retningen og vælge indsatser. Brug derefter en tredje dag sammen med nøglemedarbejderne til at lave handlingsplanen. Slut af med at lægge dato for første opfølgningsmøde.
Du behøver ikke have alle svar for at begynde. En enkel plan på to-tre sider, som alle kender og følger op på, er mere værd end en grundig plan, ingen bruger.
