Et fuldt lager ser sundt ud. Hylderne er fyldt, kunderne kan få varerne med det samme, og du risikerer ikke at skuffe nogen. Men set fra kontoen er lageret penge, der ligger stille. Hver vare på hylden er betalt, men endnu ikke solgt, og i mellemtiden kan du ikke bruge pengene til løn, husleje eller nye investeringer.
For mange mindre virksomheder er det her, likviditeten forsvinder. Her kan du læse, hvordan du finder en balance mellem at have varerne, når kunderne efterspørger dem, og ikke at binde mere kapital, end du har brug for.
Hvorfor et stort lager koster mere, end du tror
Prisen på varerne er kun en del af regnestykket. Et lager har også en række omkostninger, som ikke altid står tydeligt i regnskabet.
Der er først og fremmest renten eller den tabte mulighed: de penge, der står på hylden, kunne have stået i banken, nedbragt gæld eller været brugt på noget, der giver afkast. Dertil kommer plads og husleje, energi, forsikring, svind, skader og de timer, der går med at håndtere, tælle og flytte varer. Varer kan også blive forældede, passere sidste salgsdato eller gå af mode. Når den dag kommer, står du med varer, der kun kan sælges til nedsat pris, eller slet ikke.
Samlet set er omkostningerne ved at holde lager ofte større, end ejerlederen forestiller sig. Det betyder ikke, at du skal have et minimalt lager. Det betyder, at hver ekstra vare på hylden skal have en grund til at ligge der.
Få overblik: hvad ligger der, og hvor hurtigt sælges det?
Du kan ikke forbedre det, du ikke kender. Første skridt er derfor at få et pålideligt billede af, hvad du har på lager, og hvor hurtigt det sælger.
Start med en optælling, hvis dit lagersystem ikke er opdateret. Sammenlign derefter beholdningen med salget over de seneste måneder. Se på hver vare: Hvor mange sælger du typisk om måneden, og hvor mange har du på lager? Er der varer, der har ligget uden salg i lang tid? De varer er dem, hvor pengene sidder fast.
Lagerets omløbshastighed
Omløbshastigheden viser, hvor mange gange du i løbet af et år sælger og genopfylder dit lager. Jo højere tal, desto hurtigere kommer pengene tilbage. Beregningen er ligetil: Dividér årets vareforbrug, altså det du har købt ind til de solgte varer, med den gennemsnitlige lagerbeholdning. Beregn også tallet pr. varegruppe, ikke kun samlet. Gennemsnittet kan skjule, at nogle varer sælger fint, mens andre står stille.
Der findes ikke ét rigtigt tal. Et supermarked med friske varer har et helt andet behov end en producent af specialværktøj. Sammenlign dig derfor med dig selv over tid og med virksomheder i din egen branche, fx via brancheorganisationen.
Del varerne op efter betydning
Alle varer er ikke lige vigtige. En enkel måde at prioritere på er en såkaldt ABC-analyse, hvor du deler sortimentet i tre grupper efter, hvor meget de betyder for din omsætning eller indtjening.
- A-varer er de få, der står for den største del af omsætningen eller overskuddet. Dem skal du følge tæt og sørge for aldrig at løbe tør for.
- B-varer er de mellemstore. De kræver almindelig opmærksomhed og faste regler for bestilling.
- C-varer er de mange, der hver især betyder lidt. Her kan du holde reglerne enkle og fx bestille sjældnere i større portioner eller overveje, om de skal være i sortimentet.
Opdelingen hjælper dig til at bruge din tid, hvor den har størst effekt. Ofte består en del af lageret af varer, der bidrager meget lidt til resultatet. Det er stedet at begynde, når du vil frigøre kapital.
Bestil rigtigt: hvornår og hvor meget?
Når du kender dit salg, kan du fastsætte regler for genbestilling. De skal give svar på to spørgsmål: Hvornår skal jeg bestille, og hvor meget?
Beregn et bestillingspunkt
Bestillingspunktet er den beholdning, hvor du skal afgive en ny ordre, så varerne er hjemme, før lageret løber tom. Det afhænger af, hvor mange du sælger pr. dag eller uge, og hvor lang tid leverandøren er om at levere. Læg gerne en lille sikkerhedsbeholdning oveni til udsving i salget og forsinkelser. Husk, at sikkerhedsbeholdningen også er bundet kapital, så den skal stå i forhold til varens betydning.
Vælg bestillingsmængde med omtanke
Store bestillinger giver ofte bedre indkøbspris, men binder flere penge og øger risikoen for uafsatte varer. Små bestillinger holder lageret slankt, men giver flere ordrer, mere administration og måske højere fragtomkostninger. Sæt tal på begge sider, og vælg den løsning, der giver de laveste samlede omkostninger, ikke bare den laveste stykpris.
Forhandl med leverandørerne
Dit lager hænger tæt sammen med dine leverandører. Jo kortere og mere pålidelig leveringstiden er, desto mindre lager behøver du.
Spørg om muligheden for hyppigere og mindre leverancer, kortere leveringstid eller kommissionsvarer og lignende ordninger, hvor du først betaler, når varen er solgt. Ikke alle leverandører kan tilbyde det, men det er værd at spørge, især hvis du er en trofast kunde. Vær også opmærksom på betalingsfristen. En længere frist hjælper din likviditet, så længe den ikke koster dig i form af højere priser.
Hold øje med, hvor pålidelige dine leverandører er. En leverandør, der ofte leverer forsinket, tvinger dig til at have et større lager som sikkerhed. Det kan være billigere at skifte end at betale for sikkerhedsbeholdningen.
Ryd op i det, der ikke sælger
Selv med de bedste rutiner vil der opstå langsomme varer. Det er bedre at handle tidligt end at lade dem ligge.
Overvej at sætte priserne ned, sælge varerne i pakker, tilbyde dem til faste kunder, bruge dem som tilgift eller returnere dem til leverandøren, hvis aftalen tillader det. Et nedsat salg føles som et tab, men pengene kan arbejde bedre andre steder, og du frigør plads til de varer, der sælger. Overvej også, om varerne skal skrives ned i regnskabet. Hvilke regler der gælder for vurdering og nedskrivning af lagerbeholdning, og hvordan det påvirker skatten, skal du afklare med din revisor og de aktuelle regler hos Skat.
Lav en fast rutine, hvor du hver måned eller hvert kvartal gennemgår varer uden salg. Beslut på forhånd, hvor længe en vare må ligge, før du handler.
Brug systemer, der passer til din størrelse
Du behøver ikke et stort og dyrt system. Et regneark kan være tilstrækkeligt for en lille virksomhed med få varer. Når antallet vokser, giver det mening at bruge et lagerstyringssystem, der kan hænge sammen med din webshop, kasseløsning eller regnskabsprogram. Så opdateres lageret automatisk, når du sælger, og du får tidligere besked om varer, der er ved at løbe tør.
Pas på med at købe mere system, end du har brug for. Det vigtigste er, at tallene er rigtige, og at du rent faktisk bruger dem.
Sådan kommer du i gang
Vælg dine ti mest solgte og dine ti langsomst sælgende varer. Find ud af, hvad de hver især koster, hvor længe de har ligget, og hvor meget du normalt sælger. Sæt dernæst en regel for genbestilling for dine vigtigste varer, og beslut, hvad du gør ved dem, der ikke bevæger sig. Gentag øvelsen hver måned, og udvid gradvist til resten af sortimentet. Små justeringer kan frigøre mere likviditet, end man skulle tro, og gør virksomheden mindre sårbar, når det går knap så godt.
